Jak wyszkolić sobie nowego szefa, zanim on zrobi to samo z Tobą.

Twój były szef był jak Honda rocznik ’94. Podobnie jak samochód wydawał się absolutnie wygodny, wręcz niezauważalny. Jego nowa wersja to już zupełnie coś innego. Nagle powracają dawno zapomniane sformułowania takie jak „Rano chcę widzieć ten raport!” czy „Nie tak załatwialiśmy to w banku!”.

Nie wszystko stracone. Nowego szefa da się ‚oswoić’ tak, aby Twoja ścieżka kariery pozostała nienaruszona. Po pierwsze prawda jest taka, że będąc jego najbliższym łącznikiem z nową sytuacją i środowiskiem on potrzebuje Cię bardziej niż Ty jego. Tę lekką niepewność możesz w łatwy sposób wykorzystać tak, aby przekonać go do swoich wypracowanych procedur. Pomyśl o tym w ten sposób: Twój szef został przygotowany, aby Tobą pokierować, ale dlaczego to Ty nie miałbyś pokierować nim?. „Potraktuj go jak kogoś, kogo należy wyszkolić” – radzi C.Gopinath, profesor zarządzania na uniwersytecie w Suffolk, Massachusetts i ekspert w dziedzinie tajemniczego gatunku, jakim jest „szef”.
Pierwszą zasadą w biznesie jest zdefiniowanie typu szefa, z którym przyszło Ci współpracować. Nowych szefów można pogrupować w kilka charakterystycznych typów, z których każdy wyposażony jest w szereg irytujących cech, które z biegiem czasu samoistnie mogą stać się zupełnie nieszkodliwe. Wśród typów, o których mowa mamy do czynienia z „wizjonerami”, tymi, którzy przypisują sobie sukcesy innych, „mikro-menadżerami”, czy nawet „dowódcami-gwiazdorami”. Niektórzy z nich rozpoznają w Tobie obiboka, inni natomiast oddaliby za Ciebie dosłownie wszystko. Aby stało się to nieco bardziej klarowne Gopinath przypisuje powyższe typy kilku większym kategoriom.

W toku swojej własnej kariery napotkał 2 rodzaje kłopotliwych zwierzchników: „szef outsider”, czyli ten, który nie chce się mieszać oraz „szef bumerang”, czyli ten, który wykonał za ciebie pewną pracę i stale przypomina ci jak mistrzowski był tego efekt. „szef bumerang” jest tym rodzajem szefa, którego pracownicy obawiają się najbardziej, choć tak naprawdę łatwiej sobie z nim poradzić. „Chce abyś wiedział gdzie jest twoje miejsce” – mówi Gopinath „I udowadnia to kierując każdym aspektem twojego życia. Pozwól mu na to, przytłocz go drobiazgami” – mówi Jaff Perez, oficer spraw publicznych, który nie raz zmagał się z szefami z nabrzmiałym ego. „Bombarduj go informacjami tak, że w końcu powie Ci „Sam się tym zajmij”. Te kilka słów to dokładnie to, czego Ci trzeba”.

Z drugiej strony niepożądana jest też totalna swoboda ze strony „szefa bumeranga” jak również zezwolenie na przyczepienie sobie etykietki mówiącej ‚To właśnie, dlatego mnie zatrudniono’. Prawdą jest, że szef jest kimś w rodzaju ‚wizjonera’, któremu zbyteczne są szczegóły a to, co naprawdę się liczy to świadomość, że wszystkie problemy zostaną rozwiązane przed 17.00. Często bywa tak, że pewnego rodzaju dystans służy temu, aby zamaskować fakt, że szef nie ma 100% pewności odnośnie tego, co robi. „Nie zawracaj mi głowy drobiazgami” prawdopodobnie oznacza „To będzie Twoja wina, jeśli coś pójdzie niezgodnie z planem”. Co gorsza, jeśli coś się już faktycznie uda, zasługi przypisze najpewniej samemu sobie. Nawet w przypadku ludzkich i wspierających nowych szefów, według terminologii piramidy zarządzania autorstwa Gopinath tzw. „szefów uczynnych”, należy nauczyć się nimi kierować.

Pewien analityk systemowy pracujący w państwowej firmie świadczącej usługi medyczne przyswoił sobie kilkanaście nowych systemów w miarę jak firma zmieniała swą strategię biznesową. Przy każdym nowo przybyłym przełożonym okazywało się, że raporty tworzone na podstawie baz danych miały mieć coraz to nową konfigurację, która zwiększała jedynie koszta, czas, a co gorsza niejednokrotnie wprowadzała zupełnie zbędne poprawki („Umieśćmy imię na początku”. „Umieśćmy datę na początku”. „Nadajmy dacie nazwę a następnie umieśćmy to na początku”). Zdawszy sobie stopniowo sprawę, iż wszelkie tego typu zachowania ze strony szefa wynikają bardziej z chęci tzw. ‚oznaczenia swego terytorium’ niż z konieczności zmian raportów i ich zawartości, analityk wypracował u siebie umiejętność subtelnego oporu wskazując na poważne konsekwencje poleceń swych przełożonych. „Nowi szefowie starają się wyczuć i wyznaczyć granice” mówi, „Dlatego tak istotne jest, aby w uprzejmy i wspierający sposób umieć powiedzieć im NIE”. Uprzejmość i gotowość do wsparcia nie powinny być mylone z podlizywaniem się.

Sięgając pamięcią do czasu, gdy to Ty próbowałeś wytyczyć granice biegając jak szalony i wymachując nożyczkami, Twoi rodzice byli równie uprzejmi i wspierający. Dali Ci wybór między odpowiedzialnym zachowaniem a negatywną konsekwencją, którą w tym przypadku mogła być utrata oka. „Wykonam to, ale zajmie mi to 4 tygodnie” – to dobry sposób na początek według naszego analityka systemowego. Następnym krokiem według Pereza jest „Nakłonienie szefa, aby ten przedstawił swą prośbę pisemnie w mailu. Zmusi go to do ponownego przemyślenia swojej decyzji szczególnie jak wyobrazi sobie, że wiadomość ta może łatwo trafić jeszcze do kogoś wyżej”. Jakkolwiek tym pokierujesz, upieranie się przy swoim ma swoją negatywną stronę. „Jest to rzecz jasna sprawa polityczna” mówi Samuel Culbert – Profesor Zarządzania na Uniwersytecie UCLA Andersen School of Management oraz autor książki o relacjach z przełożonym pt. ‚Nie zabijajcie Szefów’. „Najprawdopodobniej wydaje się mu, ze starasz się załatwiać sprawy po linii najmniejszego oporu, zatem tak, żeby tylko ułatwić sobie życie. Jeśli Cię do siebie wzywa nie powinieneś automatycznie przyjmować pozycji obronnej. Zamiast tego wytłumacz, ze niektóre rzeczy nie są już takie jak za jego czasów a klienci Twojej firmy różnią się znacznie od tych z jego własnych doświadczeń i spostrzeżeń.” Jeśli nic już nie zadziała, zwyczajnie odpuść sobie aż on zorientuje się, że jego metody wcale nie są lepsze. Jak tylko okaże się, że masz rację zdobędziesz jego zaufanie. Jeśli natomiast nie możesz dłużej czekać, znajdź kogoś, kto uzmysłowi pewne kwestie Twojemu szefowi zanim Ty zrobisz to sam.

Zgodnie z radą wiceprezesa jednej z londyńskich firm księgowych ‚Znajdź osobę na tyle mało rozgarniętą, że będzie w stanie zwyczajnie, bez ogródek mu to wszystko wygarnąć’. Musisz liczyć się z tym, że postępowanie twojego nowego szefa ma swoje uzasadnienie. „Bez trudu rozpoznajemy stronniczość u innych” mówi Culbert. „Podczas gdy przychodzi nam to zdecydowanie trudniej względem nas samych”. Czas stawić czoła prawdzie: Twój szef dostał prawdopodobnie awans ze względu na fakt, że potrafi to czy tamto. Do czasu, gdy wasze wzajemne relacje uległy pogorszeniu mógł przekazać Ci pewne dobre zwyczaje i dać praktyczne rady. Jak każda inna osoba na nowym stanowisku stara się natomiast naturalnie ‚oznaczyć teren’. Wspierając go w tym zdobywasz jego zaufanie na długi czas. Nie oznacza to jednak kręcenia się wokół, po to, aby wskazać mu drogę do toalety. „Nie próbuj na siłę być jego kumplem” mówi Diane Tracy – autorka książki pt. ‚Przyjmij tę pracę i pokochaj ją!’. Funkcja przewodnika w pierwszym tygodniu pracy szybko staje się bezużyteczna. To, co się liczy naprawdę to doświadczenie i „są sposoby subtelnego sugerowania, w jaki sposób funkcjonuje określone miejsce”. Niezwykle dużo można zyskać poprzez samą obserwację. „Spróbuj dostrzec wszystko to, co Twój szef wie i to, czego nie wie po to, aby zobaczyć co jesteś w stanie mu zaoferować” sugeruje VP firmy księgowej. „Czemu nie miałbyś wyartykułować tego, czego chcesz i do czego dążysz zamiast ślepo podążać za tym, co ustalił Twój poprzedni szef? Chcesz, aby nowy zwierzchnik dał Ci większy budżet i większą odpowiedzialność. Po co się ograniczać?”. W końcu może się nawet okazać, że docenisz zmiany, jakie wniósł Twój nowy szef. „Dobry przywódca nie będzie nigdy czegoś zmieniał dla samego faktu zmiany” mówi Rosanne Badowski – była asystent Jacka Welch’a w GE oraz autorka książki pt. „Kierując” – ” Daj mu szansę zmienić coś na plus”. Suma sumarum, honda rocznik ’94 służyła Ci bez zastrzeżeń, ale może się okazać, że będąc wsparciem dla nowego szefa podczas jego niewątpliwie trudnego okresu adaptacji masz szansę przesiąść się do czegoś znacznie lepszego.

Źródło: www.mbajungle.com – część Universum Group