Rozmowa kwalifikacyjna – błędy Pracodawców

Autorem artykułu jest Sebastian Jakubowski
Większość osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne jest przekonana, ze robią to właściwie, ale w niewielu przypadkach to przekonanie jest uzasadnione. Oto kilka najczęściej spotykanych błędów, popełnianych przez ludzi, którzy zajmują sie rozmowami kwalifikacyjnymi.
Podejmując decyzje, opierają sie na intuicji. Szkoła rekrutacji firmowana przez zdanie: „Mam przeczucie, ze ta osoba się sprawdzi (nie sprawdzi) i nie potrzebuję żadnych danych, które mogłyby to potwierdzić” wciąż ma rozlicznych zwolenników. Zwykle taka opinia bazuje na jednym sukcesie z przeszłości, który zatarł wspomnienie o wielu nietrafnych decyzjach podjętych na podobnej zasadzie.
Preferują kandydatów podobnych do siebie. Badania wskazują wyraźnie, ze większość osób prowadzących rozmowy kwalifikacyjne lepiej postrzega kandydatów mających podobne cechy, zainteresowania i spojrzenie na świat, mniejszą uwagę przykładając do tego, w jakim stopniu kandydat pasuje do wymagań. Myślą stereotypami. Mimo iż ocenianie kandydatów na podstawie ich płci, rasy lub wieku jest nielegalne, prowadzący — zwykle nieświadomie — pozwalają, by stereotypy utrudniały im trzeźwa ocenę.
Podejmują pochopne decyzje. Badania wykazują, ze czas miedzy rozpoczęciem rozmowy a podjęciem decyzji to mniej niż cztery minuty. Zamiast spokojnie i wnikliwie przyjrzeć się umiejętnościom oraz doświadczeniu kandydata, a następnie porównać je z wymaganiami, przeprowadzający rozmowę chcą jak najszybciej podjąć ostateczną decyzję.
Za dużo mówią. Osoba przeprowadzająca rozmowę powinna mówić przez 20% czasu jej trwania, a słuchać przez pozostałe 80% czasu. Tylko wysłuchując tego, co ma do powiedzenia kandydat, oceniający może podjąć właściwą decyzję. Oczywiście, kandydatowi należy opisać stanowisko, o które się ubiega, w jak najjaśniejszych barwach, a także odpowiedzieć na wszystkie pytania, ale na to wystarczy te 20% czasu.
Nie udaje im sie wystarczająco wybadać kandydata. Głównie dlatego, że za dużo mówią, nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na uważne zbadanie doświadczeń zawodowych i nastawienia kandydata. Podstawową sprawą jest upewnienie się, ze to, co mówi kandydat, jest spójne, a jego życiorys zawodowy nie kryje żadnych przykrych niespodzianek. Czy w CV jest luka? Dlaczego kandydat zrezygnował z poprzedniej pracy, choć podobno tak świetnie w niej sobie radził? Dlaczego miał nie najlepsze kontakty ze swoim poprzednim menadżerem?

Czy, odpowiadając na pytania prowadzącego, wahał sie lub mówił niejasno?
Wybierają pod presją. Osoba prowadząca rozmowę zdaje sobie sprawę, że jeśli wśród zaproszonych kandydatów nie znajdzie się żaden odpowiedni, to firma zostanie narażona na straty z powodu opóźnień. Zwykle wpada wtedy w panikę i buduje sobie korzystniejszy obraz kandydata, który robi na niej najlepsze wrażenie, nawet jeśli jego kandydatura ma poważne braki i nie zgadza się z wymaganiami.
Nie mogą poradzić sobie z otrzymywanymi informacjami. Prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych jest o wiele trudniejsze, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Prowadzący musi wiedzieć, co chce osiągnąć, uważnie słuchać odpowiedzi i zapamiętywać najważniejsze szczegóły, mózgi większości osób po prostu sobie z tym nie radzą. Dlatego właśnie decyzja nie powinna zależeć wyłącznie od opinii jednej osoby prowadzącej rozmowę.

Rozmowa jest chaotyczna. Zbyt wiele rozmów kwalifikacyjnych jest przeprowadzanych w luźnej atmosferze, w której rozmowa o stawianych potencjalnemu pracownikowi wymaganiach i jego umiejętnościach miesza się z wymianą anegdotek. Na kolejnych stronach przyjrzymy się temu, jak powinna wyglądać ustrukturyzowana rozmowa, gdyż tylko taka rozmowa to klucz do sukcesu.
Są źle zorganizowani. Spóźniają się na rozmowę lub zanadto ją przedłużają, pozwalają osobom trzecim na przerywanie spotkania, gubią CV kandydata, zapominają o zwrocie wydatków albo są po prostu nieuprzejmi — wszystko to może sprawić, ze kandydat zrezygnuje z ubiegania się o posadę w danej firmie.
Zatem w jaki sposób należy właściwie przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne? W następnych podrozdziałach znajduje sie kilka porad na ten temat.

Niech w przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych zaangażowane będą dwie osoby

Jedna osoba może wystarczyć do przeprowadzenia wstępnej rozmowy, ale nie powinna samodzielnie podejmować decyzji o przyjęciu. Co prawda, kandydat wobec jednej osoby będzie bardziej szczery, ale jeśli prowadzących będzie więcej, będą mogli równocześnie słuchać odpowiedzi, robić notatki i zastanawiać sie nad kolejnym pytaniem. Co więcej, ostatnio zdarzało sie, ze odrzuceni kandydaci podawali niedoszłego pracodawce do sadu, oskarżając o dyskryminacje ze względu na rasę czy pleć, a jeśli rozmowę przeprowadzała tylko jedna osoba, trudno takie oskarżenie obalić. Rozmowa panelowa (w której po stronie pracodawcy biorą udział więcej niż dwie osoby) jest niepraktyczna, kosztowna i z punktu widzenia logistyki trudna do zorganizowania. Dwie osoby, w tym przyszły bezpośredni przełożony kandydata, to najczęściej najlepsze rozwiązanie.

Właściwe przygotowanie

Niżej przedstawiam elementy właściwego przygotowania. Obaj prowadzący powinni uzgodnić ze sobą sposób prowadzenia rozmowy — kto będzie zadawał pytania, na jaki temat i jak będą sporządzane notatki.

Formularz zgłoszeniowy (CV) powinien zostać uważnie przeanalizowany, a wszelkie niejasności wychwycone, tak żeby można było zapytać o nie podczas rozmowy.
Termin i czas rozmowy powinny być realistyczne. Niewiele rozmów kwalifikacyjnych zabiera mniej niż 30 minut, a rozmowy z kandydatami na handlowców, specjalistów, menadżerów i kontrolerów powinny trwać przynajmniej 45 minut. Nie powinno się umawiać więcej niż pięciu kandydatów na jeden dzień. Rozmowy są męczące i nawet najlepszym prowadzącym mogą się pomieszać kandydaci, jeśli będzie ich zbyt wielu.

W celu lepszej identyfikacji kandydatów możesz poprosić o dołączenie do podania fotografii albo zorganizować szybkie zdjęcie przed rozpoczęciem rozmowy. Większości kandydatów żadna z tych opcji raczej się nie spodoba, a niektórzy mogą podejrzewać potencjalną dyskryminację ze względu na wygląd, ale zdjęcie z cała pewnością pomaga prowadzącym w podjęciu ostatecznej decyzji. Gabinet powinien być odpowiednio przygotowany, należy zadbać o to, żeby nikt w rozmowie nie przeszkadzał. Zamiast zadawać pytania zza biurka, lepiej postarać sie o nieco mniej formalną oprawę. Trzeba też zapewnić miejsce, w którym kandydaci będą czekali na swoją kolej.

Powinno sie tak umówić kandydatów, żeby ten, który rokuje największe nadzieje, był przesłuchiwany jako pierwszy. Będzie on punktem odniesienia, do którego można porównywać innych kandydatów. Prowadzący powinni uzgodnić ze sobą system oceniania kandydatów, bazujący na wymaganiach stawianych przez firmę, podobny do tego, który był wykorzystywany podczas zawężania listy.

Niech rozmowa kwalifikacyjna posiada strukturę

Rozmowy ustrukturyzowane charakteryzują się o wiele większą skutecznością niż rozmowy, którym brakuje struktury. Ustrukturyzowana rozmowa to rozmowa, na która składa się zaplanowany logiczny ciąg pytań, mających na celu uzyskanie rzetelnych informacji. Każdy kandydat odpowiada na podobne, jeśli nie te same pytania, co sprawia, ze porównanie kandydatów ze sobą jest o wiele łatwiejsze. Proces ten ma dwa aspekty.

Po pierwsze, należy ustalić kolejność, w jakiej zostaną zadane pytania. Zwykle zaczyna się od omówienia aktualnego miejsca pracy kandydata albo tez posady, na której ostatnio był zatrudniony, po czym przechodzi się dalej, przez kolejne trzy lub cztery (trzy lub cztery zwykle wystarcza). Przy każdym miejscu pracy należy wypytać o wszystkie fakty (czym sie zajmował kandydat, jak długo, czy awansował itp.), a następnie ustalić, czy doświadczenia te pasują do aktualnej oferty i czy kandydat spełnia wymagania. Należy również ocenić, czy kandydat sprawdzał się na poprzednich posadach i dowiedzieć się, dlaczego zmieniał prace. Przy okazji omawiania każdej posady można też omówić szkolenia i zdobyte kwalifikacje albo też zająć sie nimi osobno. Na koniec powinno zostawić sie pytania dotyczące motywacji kandydata i jego planów zawodowych.

Po drugie, należy zaplanować strukturę pytań. Żeby ustalić, czy kandydat odpowiada oczekiwaniom, można zadawać pytania sytuacyjne lub hipotetyczne. Polega to na nakreśleniu konkretnego scenariusza, zwykle związanego z praca, która kandydat potencjalnie będzie wykonywać i zapytaniu, w jaki sposób wybrnąłby z danej sytuacji. Można też spytać, czy kandydat miał już w swojej karierze zawodowej do czynienia z takimi przypadkami i jak sobie z nimi radził. Możesz ocenić odpowiedź, porównując zachowanie kandydata do tego, co, według Ciebie, jest właściwa reakcją na daną sytuację. W ramce na tej i następnej stronie znajduje się przykładowe pytanie.


Praca w Polsce jest – trzeba tylko umieć ją znaleźć!

Artykuł pochodzi z serwisuwww.Artelis.pl