Onboarding pracownika

W niniejszym artykule dowiesz się co to jest. Pozyskasz informacje jak ważne jest prawidłowe wdrożenie pracownika oraz ile możesz na tym zaoszczędzić pieniędzy. O kosztach rekrutacji wspominałem już na blogu tutaj.

Onboarding – pierwsze zadanie po rekrutacji.

Wspominałem, że : Rotacja na nowo obsadzonym stanowisku w pierwszych trzech miesiącach zatrudnienia jest spowodowana w 74 do 80 % przez błędy rekrutacyjne. Po tym okresie zazwyczaj już są inne przyczyny rotacji.

Niewłaściwy onboarding to właśnie jedna z tych przyczyn. 

Czym zatem jest onboarding?

Wielu z nas miało przyjemność lecieć samolotem. Przy zakupie biletu otrzymujemy tzw. kartę pokładową czyli boarding card. On board po angielsku to na pokładzie. Zatem idąc dalej onbarding to przygotowanie nowego pracownika do jego roli na pokładzie zwanym nowy pracodawca. Można to też opisać jako wszelkie procesy i działania związane z wdrożeniem nowego pracownika do pracy i zespołu. Hej! Ale to chyba normalne i każdy to robi? Dlaczego więc wymyślono na to specjalną nazwę??

Po pierwsze, aby uwypuklić znaczenie tego procesu dla firmy. Każdego roku rosną wynagrodzenia, pracownicy są coraz drożsi, a procesy rekrutacyjne coraz trudniejsze i również coraz bardziej kosztowne.

Druga rzecz… i to już moje prywatne zdanie. Raz na jakiś czas trzeba coś nazwać na nowo, aby na tym zarabiać i tworzyć marketing. Procesy, które znamy, są nienazwane, dlatego czasami ktoś nadaje im chwytliwą nazwę, którą można dobrze sprzedać. Kolejny etap to powstanie multum firm, które na tym zaczynają zarabiać jako lepsi lub gorsi specjaliści. Zatem na rynku znajdziemy także firmy, specjalistów od onboardingu pracownika oraz specjalne, płatne narzędzia do tego. Przykłady: coaching, mentoring, employer branding, exit interview, outsourcing itd.

Onboarding pracownika jako ważny proces dla firmy.

Skupmy się jednak na istocie i rzeczywistej roli tego procesu. Cel jest jeden. Poprzez prawidłowe przekazanie odpowiednich informacji nowemu pracownikowi należy go jak najlepiej wprowadzić do zespołu. Wszelkie procesy z tym związane mają być tak skonstruowane, aby poświęcony czas przekuł się w skutecznego pracownika. Nie można zmarnować czasu i pieniędzy wydanych na rekrutacje. Pracownik ma zostać wdrożony do organizacji, nazwijmy to bezstresowo. 

Ile czasu powinien trwać onboarding ?

Najprościej rzecz ujmując, obecny kodeks daje możliwość zawarcia umowy na okres próbny trwający 3 miesiące. To jest mniej więcej tyle ile powinien trwać. Oczywiście zależy to od wielu czynników: wielkość firmy, ilość procesów, ilość informacji i zadań, które nowa osoba musi zrozumieć lub pojąć. 

Wstęp do onboardingu od strony pracodawcy

Dla firmy to duże wyzwanie. Można powiedzieć poprzez prawidłowy onboarding pracownika, firma robi pierwsze wrażenie. Często pamiętamy nasz pierwszy dzień w firmie, w nowym mieszkaniu, pierwsze odczucia po jeździe nowym samochodem. Rodzina i przyjaciele dzwonią do nas z zapytaniem jak minął pierwszy dzień w pracy? 

Firma powinna mieć przygotowaną procedurę onboardingu, mieć wyznaczonego mentora lub Big Brothera, który będzie wdrażał nowego pracownika. Dobrze jest przekazać informacje do całego zespołu, że w danym dniu nowa osoba do nich dołączy i będzie wdrażana. Nowa osoba musi czuć się zaopiekowana i ważna. Nie musi być czerwonego dywanu i dzieci z kwiatami, niemniej jednak dobrze jest sprawić dobre wrażenie.

Niektórzy zaczynają onboarding jeszcze przed zatrudnieniem. Jak to robią? Wysłanie do pracownika maila z głównymi informacjami o firmie, o celu stanowiska, o procesach, benefitach, oraz o procedurze wdrożenia może być dobrym akcentem na start.  Poprzez takie małe rzeczy kreujemy employer branding oraz sprawiamy, że pracownik czuje się lepiej i pewniej.

Jakie są kluczowe etapy procesu onboardingu pracownika.

Pierwsze informacje jakie zazwyczaj przekazujemy nowej osobie to procedury w firmie. Cała misterna papierologia : umowy, zgody, upoważnienia, dostępy, adres mailowy itd. 

Druga rzecz, to wyjaśnienie nowej osobie na czym dokładnie będzie polegała jej rola w organizacji. Mimo zdobytego doświadczenia wiele rzeczy może być zupełnie nowych.  Na tym etapie też można przekazać, jakie będą najbliższe zadania dla nowego pracownika, z czego będzie rozliczany. 

Kolejny etap wdrożenia to zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacyjną firmy. Jakie są relacje w organizacji, jak się zwracamy do swoich kolegów i przełożonych. Jaki jest dress code. Tu organizacja może powiedzieć o swoich celach, swojej wizji, czy też strategii firmy na dany czas. Oprowadzenie pracownika po firmie i wskazanie, gdzie są toalety, strefa socjalna, parking, drogi ewakuacyjne, szatnie itd. To nas wprowadza do kolejnego etapu.

Najmilszy etap to integracja. To czas dla nowego pracownika na poznanie swoich nowych kolegów. Przedstawienie go zespołowi oraz wyjaśnienie, kto jest kim i czym dokładnie zajmuje się w organizacji. Wskazanie do kogo z czym można się kierować. Można to zrobić na różne sposoby. Jeśli organizacja ma takie możliwości to robię odpowiednią przerwą kawową, aby nowy pracownik swobodnie mógł porozmawiać z innymi bez zakłóceń dla ich obowiązków.

Osobiście w swojej firmie od kilku lat zawsze zabieram nową osobę na lunch lub kawę w pierwszy dzień pracy. Przechodzimy na Ty i rozmawiamy kim jesteśmy, aby skrócić dystans i sprawdzić, czy się polubimy :). Zazwyczaj się lubimy, w końcu podczas rekrutacji wiedziałem kogo szukam.

Informacja zwrotna podczas onboardingu nowego pracownika

Informacja i kontakt powinny być na każdym etapie. Przedstawiciel pracodawcy powinien dopytywać, czy wszystko jest przejrzyste dla nowego pracownika. Czy jakieś procedury należy wyjaśnić? Czy wie, gdzie co jest? Powinny być określone ramy czasowe wdrożenia oraz punkty kontrolne. Na bieżąco należy monitorować wdrożenie pracownika. Feedback daje możliwość korekt wdrożenia oraz wyznaczania ewentualnie nowych zadań. Feedback pozwala też wyczuć, czy nowy pracownik dobrze się czuje w organizacji. Cykliczne spotkania z nowym pracownikiem oraz członkami zespołu dają firmie lepsze spojrzenie. W przypadku umowy na okres próbny, pracownik powinien wiedzieć, kiedy pracodawca przeprowadzi z nim rozmowę na temat ewentualnego podpisania umowy na kolejny okres. Zazwyczaj dobrze jest zaplanować taką finalną rozmowę na 2 tygodnie przed końcem okresu próbnego. 

Pamiętaj : onboarding to nie tylko wdrożenie nowego pracownika w firmie. To także wdrożenie starego pracownika na nowe stanowisko lub do realizacji nowych zadań.

Czy pamiętasz swój pierwszy dzień w pracy? Co zwróciło Twoją uwagę? Czy byłeś dobrze wdrożony? Podziel się w komentarzu.